πιστοποίηση ελληνομάθειας.

Η γραμματέας

Πληκτρολογούν επιστολές, φιλτράρουν τηλεφωνήματα, διοργανώνουν συγκεντρώσεις, κυρίως όμως ένα πράγμα πρέπει να γνωρίζουν καλά: να σιωπούν. Διόλου τυχαία, στις λατινογενείς γλώσσες η ρίζα της λέξης secretary, που σημαίνει γραμματέας secretary, που σημαίνει γραμματέας στα Αγγλικά, προέρχεται από τη λατινική secretus, που σημαίνει απόκρυφος, απόρρητος.

Η γραμματέας γνωρίζει τα πάντα, αλλά κάνει πως δεν ξέρει τίποτα. Υπάρχει, αλλά δεν εμφανίζεται πουθενά. Γνωρίζει τις κινήσεις του προϊσταμένου της καλύτερα απ’ όλους. Γίνεται αποδέκτης απόρρητων πληροφοριών και είναι το δεξί χέρι του προέδρου. Απόδειξη: σε ποσοστό άνω του 30% οι Βρετανίδες βοηθοί ανώτερων διευθυντικών στελεχών έχουν πρόσβαση στον τραπεζικό λογαριασμό του αφεντικού τους, ενώ το 50% γνωρίζει λεπτομερώς τις κινήσεις του.

Οι σύγχρονες γραμματείς καταρρίπτουν μια παμπάλαια προκατάληψη. Δεν περνούν πια την ώρα τους δακτυλογραφώντας επιστολές. Η νέα τεχνολογία βοήθησε να γίνεται η δουλειά πιο γρήγορα και πιο σωστά. Παλιότερα, το βασικό εργαλείο ήταν η γραφομηχανή ενώ αν χρειάζονταν αντίγραφο χρησιμοποιούσαν καρμπόν, γιατί δεν υπήρχε φωτοτυπικό. Μια επιστολή έπρεπε να γραφτεί και να ξαναγραφτεί. Επίσης, αφιέρωναν πολλές ώρες στην αρχειοθέτηση. Σήμερα πολλοί διευθυντές γράφουν μόνοι τους τα e-mail τους. Οι γραμματείς αποκαλούνται βοηθοί, αν και στην πλειοψηφία τους εξακολουθούν να εργάζονται σκληρά χωρίς ιδιαίτερες προοπτικές καριέρας. Διαχειρίζονται πλέον λιγότερα έγγραφα και δεν είναι υποχρεωμένες να ξημεροβραδιάζονται ενημερώνοντας το αρχείο. Ασφαλώς οι νέες τεχνολογίες μείωσαν κάποια από τα παραδοσιακά τους καθήκοντα, όχι όμως και τις ώρες εργασίας.

Στην εποχή των υπολογιστών, και των τηλεφωνημάτων και της μείωσης δαπανών, μόνο οι υψηλόβαθμοι διευθυντές, έχουν ιδιαιτέρα γραμματέα. Το 1972 στις ΗΠΑ αντιστοιχούσε μία γραμματέας ανά πέντε διευθυντές, το 1995 η αναλογία ήταν ένα προς οκτώ, ενώ σήμερα ένα προς δώδεκα. Η σύγχρονη γραμματέας οφείλει να έχει οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες. Πρέπει να είναι σε θέση να αναζητά πληροφορίες και να λύνει προβλήματα, να διαθέτει διπλωματικές ικανότητες και να παρέχει διοικητική υποστήριξη στον προϊστάμενο της. Τα τελευταία χρόνια τείνουν προς εξαφάνιση οι σχολές γραμματέων, καθώς προτιμούνται για τη θέση άτομα με πτυχίο πανεπιστημίου σε κάποια ξένη γλώσσα, στα οικονομικά στη νομική.

Στις μέρες μας, τα καθήκοντά της γραμματέως έχουν διευρυνθεί. Έχει αλλάξει η φύση της δουλειά της. Μια γραμματέας πρέπει να είναι διαρκώς δίπλα στον άνθρωπο με τον οποίο συνεργάζεται, και να τον βοηθά σε όλα τα επίπεδα με γρήγορους ρυθμούς. Για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του επαγγέλματος, πρέπει να διαθέτει ιδιαίτερα χαρακτηριστικά όπως αυτοέλεγχο και προθυμία. Η γραμματέας έχει την εξουσία να αποφασίζει ποιος και πότε μπορεί να δει το αφεντικό, επομένως λειτουργεί σαν φίλτρο μεταξύ του αφεντικού και του κόσμου. Καθημερινά πρέπει να ανακόπτει με ευγένεια και σταθερότητα πολλά άτομα που πιστεύουν ότι η εταιρία οφείλει να ανταποκριθεί στις ανάγκες ή στις παράλογες απαιτήσεις τους. Αν οι ενοχλητικοί επιμένουν, η γραμματέας πρέπει να ξέρει να τους αντιμετωπίζει. Αυτά τα καθήκοντα θέτουν σε σκληρή δοκιμασία τα νεύρα και τη δημιουργική φαντασία. Επιπλέον, η συμπεριφορά μιας γραμματέας είναι καθοριστική όσον αφορά την εικόνα που θα βγει προς τα έξω για την εταιρεία. Μια πολιτισμένη συμπεριφορά εκ μέρους της γραμματέως αντικατοπτρίζει αυτήν του ανωτέρου της. Τις περισσότερες φορές το στιλ μιας γραμματέως συντονίζεται με εκείνο της εταιρικής κουλτούρας στην οποία εργάζεται. Κάθε είδους δραστηριότητα που εκφράζει προσωπικά γούστα κατά τη διάρκεια της εργασίας απαγορεύεται ρητώς.

Σύμφωνα με τον Ολλανδό ψυχαναλυτή Μάνφρεν Κετς ντε Βριες, η προσωπικότητα του διευθυντή καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο θέλει να του συμπεριφέρονται. Συνεπώς είναι σημαντική η συμβατότητα χαρακτήρων, της δικής του και της γραμματέως. Ο λεπτολόγος χρειάζεται μια σχολαστική σαν εκείνον. Ο επιθετικός επιλέγει μια βοηθό που επιβάλλεται. Σε κάθε περίπτωση, οι περισσότεροι διευθυντές προτιμούν μια βοηθό με ευχάριστο παρουσιαστικό, γιατί μια όμορφη παρουσία κατευνάζει τα πνεύματα. Στις επιχειρήσεις, όπου οι δημόσιες σχέσεις είναι σημαντικές, η καλή εξωτερική εμφάνιση είναι απαραίτητη προϋπόθεση.